Masarykova univerzita
Pedagogická fakulta
M U - I S / 7 3 9 2 / 2 0 1 4 / 6 9 8 5 0 / P d F - l
Směrnice děkana č. 7/2010
Zásady řízení dokumentů
(ve znění účinném od 1. 2. 2014)
Podle § 28 odst. 1 zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách a o změně a doplnění
dalších zákonů (zákon o vysokých školách), ve znění pozdějších předpisů, vydávám tuto
směrnici:
Článek 1
Všeobecná ustanovení
(1) Účel: Směrnice stanoví pravidla pro tvorbu, evidenci, změny, rušení a archivaci
vnitřních norem (organizačních a řídících dokumentů), formulářů a záznamů
Pedagogické fakulty Masarykovy univerzity (dále j e n "PdF MU").
(2) Rozsah platnosti: Směrnice se vztahuje na organizační a řídící dokumenty,
formuláře, záznamy a externí dokumenty uvedené v seznamu dokumentů. Uvedená
ustanovení jsou závazná pro všechny pracovníky fakulty, kteří se podílejí na tvorbě
a využívání dokumentů, formulářů a záznamů.
(3) Definice pojmů:
a) Statut fakulty - stanoví rámcově poslání, organizaci, působnost pracovišť a
funkčních míst, pravomoci a zodpovědnosti funkčních míst, způsob řízení a rozsah
činnosti fakulty. Statut fakulty schvaluje na základě návrhu Akademického senátu
fakulty Akademický senát MU.
b) Dlouhodobý záměr - stanovuje dlouhodobé cíle a záměry fakulty v oblasti
vzdělávání, tvůrčí činnosti, vnějších vztahů a podpůrných procesů.
c) Organizační řád fakulty - konkretizuje některá ustanovení výše uvedených
právních norem v oblasti organizace a řízení, stanoví působnost pracovišť a
funkčních míst, pravomoci a zodpovědnosti funkčních míst v rámci fakulty.
Organizační řád fakulty schvaluje a vydává děkan.
d) Směrnice fakulty - podrobněji upravují činnosti v rámci vybraných činností
v rámci fakulty, specifikují relevantní práva a povinnosti a určují postup při jejich
uplatňování a plnění. Směrnice fakulty schvaluje a vydává děkan nebo, v oblasti
své působnosti nebo rozsahu svého zmocnění, tajemník fakulty.
e) Opatření - upravuje provádění vybraných činností, zpravidla osobně, místně nebo
časově omezených. Opatření schvaluje a vydává děkan nebo, v oblasti své
působnosti nebo rozsahu svého zmocnění, tajemník fakulty.
f) Pokyn - stanoví bližší podrobnosti k některým ustanovením norem vyšší právní
síly. Pokyny schvaluje a vydává děkan nebo, v oblasti své působnosti nebo
rozsahu svého zmocnění, tajemník fakulty.
g) Příručka jakosti - dokument, který popisuje celý systém managementu jakosti
organizace.
h) Rozhodnutí - dokument, který stanovuje jednorázové rozhodnutí děkana či
tajemníka
i) Formulář - elektronická nebo na papíru vytištěná šablona (médium), jejímž
vyplněním vznikne záznam.
j) Záznam - dokument, který obsahuje objektivní důkaz o provedené činnosti nebo
výsledku této činnosti.
k) Správce dokumentů - osoba, která zabezpečuje řízení dokumentů, tj. značení,
evidenci, distribuci, případně aktualizaci, podle zásad uvedených v této směrnici.
I) A S MU - Akademický senát Masarykovy univerzity
m) A S PdF MU - Akademický senát Pedagogické fakulty
n) MVV - manažer pro vnitřní vztahy
(4) Odpovědnost: Odpovědnost za stanovení procesu řízení dokumentů a kontrolu
jeho dodržování má manažer jakosti. Odpovědnost za řízení jednotlivých dokumentů
má určený správce dokumentu. Odpovědnost za přezkoumání návrhu dokumentu
má schvalovatel dokumentu.
Název typu
dokumentu
Zpracovává
Schvaluje
(vydává)
Správce
Statut
Proděkan pro
rozvoj a vnitřní
vztahy
A S MU na návrh
A S PdF MU
MVV
Volební a jednací
řád A S fakulty
Proděkan pro
rozvoj a vnitřní
vztahy
A S MU na návrh
A S PdF MU
MVV
Jednací řád
Vědecké rady
fakulty
Proděkan pro
vědu, výzkum a
doktorská studia
A S MU na návrh
A S PdF MU
MVV
Disciplinární řád
Proděkan pro
magisterské
studium a
celoživotní
vzdělávání
A S MU na návrh
A S PdF MU
MVV
Organizační řád
Proděkan pro
rozvoj a vnitřní
vztahy
Děkan MVV
Příručka jakosti MVV Děkan MVV
Směrnice
Děkan, tajemník,
pověřený prac.
Děkan, tajemník MVV
Opatření
Děkan, tajemník,
pověřený prac.
Děkan, tajemník MVV
Pokyn
Děkan, tajemník,
pověřený prac.
Děkan, tajemník MVV
Rozhodnutí
Děkan, tajemník,
pověřený prac.
Děkan, tajemník MVV
Článek 2
Identifikace organizačních dokumentů
(1) Řízením dokumentů zabezpečujeme, aby správné a platné dokumenty byly na
příslušném místě vždy k dispozici. Řízení dokumentů je proces, který zahrnuje
tvorbu, schvalování, vydávání, evidenci, distribuci, kontrolu, provádění změn,
skartaci a archivaci dokumentů.
(2) Identifikační údaje:
a) Masarykova univerzita, Pedagogická fakulta
b) identifikační označení organizační normy
• statut a řády se identifikují názvem
• směrnice se označuje "Směrnice - označení funkce vydavatele, č. - pořadové
číslo směrnice v daném kalendářním roce/označení r o k u " a názvem směrnice
• opatření se označuje "Opatření - označení funkce vydavatele č. - pořadové číslo
opatření v daném kalendářním roce/ označení roku" a názvem opatření
• pokyn se označuje "Pokyn - označení funkce vydavatele, č. - pořadové číslo
pokynu v daném kalendářním roce /označení roku" a názvem pokynu.
rozhodnutí se označuje "Rozhodnutí - označení funkce vydavatele, č. pořadové
číslo rozhodnutí v daném kalendářním roce/ označení roku" a názvem
rozhodnutí.
(3) Obvykle užívaná struktura vnitřních norem
a) Úvodní (všeobecná) ustanovení, tj.
• Účel
• Rozsah platnosti
Definice pojmů a zkratek
• Odpovědnost
b) Specifická ustanovení, která obsahují vlastní normativní úpravu v závislosti na
druhu normy, tento článek zpravidla má název totožný s věcným názvem
dokumentu, v případě potřeby se přidávají další články.
c) Závěrečná ustanovení:
• výčet souvisejících norem
• seznam záznamů
• seznam příloh
• stanovení funkčních míst, která jsou oprávněna kontrolovat dodržování dané
normy
• stanovení funkčních míst, která jsou pověřena výkladem ustanovení dané normy
historie změn dokumentu v podobě odkazu na předchozí znění a heslovité
informace o podstatě změny, která v následujícím znění nastala
• zrušovací ustanovení, tj. výčet norem, které byly danou normou nahrazeny
ustanovení o nabytí platnosti dnem zveřejnění
• ustanovení o datu nabytí účinnosti
• jméno a funkce vydavatele normy
(4) Jako vzor vnitřní normy slouží tato směrnice.
Článek 3
Tvorba organizačních dokumentů
(1) Podněty k vydání organizačního dokumentu
Podněty k vydání organizačního dokumentu může podat kterýkoliv pracovník
příslušnému vedoucímu pracovníkovi fakulty.
(2) Proces tvorby dokumentu probíhá zpravidla takto:
a) Vedoucí pracovník oprávněný k vydání (schválení) daného typu dokumentu:
zpravidla určí pracoviště či pracovníka ke zpracování návrhu dokumentu (autor),
určí cíl zamýšlené právní úpravy a účastníky případného připomínkového řízení,
zajistí zpracovateli předem dohodnuté podmínky pro zpracování návrhu.
b) Vedoucí pracovník sdělí MVV název dokumentu, osobu pověřenou jejím
vypracováním či přepracováním a členy připomínkového řízení.
c) MVV vytvoří Průvodní list dokumentu.
d) Sekretariát děkana přiřadí číslo jednací.
e) Autor návrh dokumentu předá MVV.
f) MVV zajistí soulad dokumentu s ostatními právními předpisy, dokumenty PdF a
normami MU a formální podobu dokumentu.
g) MVV odešle návrh dokumentu členům připomínkového řízení. Standardní lhůta pro
podání připomínek je 7 (sedm) dnů, nestanoví-li MVV jinak. Připomínky po této
lhůtě nemusí být zapracovány.
h) Členové připomínkového řízení vrátí návrh dokumentu s připomínkami MVV.
i) MVV ve spolupráci s autorem zapracuje připomínky do závěrečné podoby
dokumentu.
j) MVV předloží konečnou verzi dokumentu spolu s průvodním listem k podepsání
oprávněné osobě (děkan, tajemník...).
k) Po podepsání dokumentu oprávněnou osobou vyvěsí MVV konečnou verzi
dokumentu na dokumentovém serveru PdF MU.
I) MVV předá originál podepsaného dokumentu na sekretariát děkana k archivaci.
(3) Předchozí ustanovení tohoto oddílu platí obdobně také pro změny vnitřních norem.
Článek 4
Schvalování, publikace a evidence organizačních dokumentů
(1) Řízení vnitřního legislativního procesu na Pedagogické fakultě zajišťuje MVV ve
spolupráci se sekretariátem děkana.
a) zajišťuje evidenci a správu dokumentů PdF MU
b) řídí životní cyklus vnitřních norem PdF MU, tj. řídí proces přípravy norem ve
spolupráci se zpracovatelem, připomínkování, schvalování, publikování a archivaci
c) řídí změnové řízení a rušení vnitřních norem
d) koordinuje proces zavedení vnitřních norem do praxe.
(2) Za právní soulad dokumentů Pedagogické fakulty s normami MU a vnější legislativou
odpovídá pracovník pověřený kontrolou a aktualizací daného dokumentu.
(3) Zveřejnění či doručení dokumentu podle odst. 4 j e stanoveným způsobem jeho
publikování a z toho důvodu je podmínkou jeho platnosti. Dokument nabývá
platnosti k datu takového zveřejnění či doručení. Účinnosti pak zmíněný dokument
nabývá (pokud v něm není uvedeno jinak) téhož data.
(4) Je-li v dokumentu uvedeno explicitní datum nabytí jeho účinnosti, dbá vydavatel na
to, aby dokument nabyl platnosti v předstihu úměrnému charakteru a obsahu tohoto
dokumentu. Je nepřípustné, aby datum účinnosti dokumentu předcházelo datu jeho
platnosti.
Článek 5
Změny, rušení a archivace dokumentů
(1) Změny a rušení dokumentů j e oprávněn provádět jejich vydavatel, případně jeho
nadřízení pracovníci či orgány.
(2) V případě změny dokumentu bude jeho dosavadní podoba na příslušné webové
stránce nahrazena novým zněním. Odkaz na předchozí znění bude i nadále
přístupný z aktuálního znění dokumentu - odstavec Historie změn a předchozí znění
bude označeno jako neplatné, a to výrazným způsobem v textu dokumentu. V
odstavci Historie změn dokumentu bude kromě odkazu na jeho předchozí znění též
heslovitá informace o podstatě změny, která v novém (následujícím) znění nastala.
(3) V případě zrušení vnitřní normy bude tato norma na příslušné webové stránce
ponechána odděleně od aktuálních norem v samostatném adresáři a k datu
ukončení platnosti bude v seznamu dokumentů označena jako neplatná.
(4) Skartace a archivace dokumentů probíhá v souladu s ustanoveními Spisového a
skartačního řádu MU.
Článek 6
Řízení záznamů
(1) Potřeba pořizovat záznam obvykle vznikne v rámci organizačního dokumentu.
(2) Záznamy se vedou zpravidla na formulářích, a to v papírové nebo elektronické
podobě. Návrh formuláře vytvoří v digitální podobě v prostředí MS Word nebo MS
Excel zpracovatel dokumentu, ve kterém je existence formuláře stanovena.
Formulář (a následně i záznam) j e identifikován minimálně názvem. Formulář je
schválen společně s d o k u m e n t e m , v rámci kterého vznikl.
(3) Formulář používaný v elektronické podobě uloží po schválení správce dokumentů na
datový server a současně formulář zaeviduje do S e z n a m u dokumentů. Formulář
používaný v papírové podobě zaeviduje správce dokumentů po schválení do
S e z n a m u dokumentů, vytvoří potřebný počet kopií, které předá uživatelům
formuláře. Pracovníci se seznámí s formulářem společně s d o k u m e n t e m , v rámci
kterého vznikl.
(4) Potřeba vzniku nového (nebo změny stávajícího) formuláře v rámci používaného
dokumentu se řeší obdobně jako změna dokumentu.
(5) Forma záznamu (elektronická nebo papírová) je uvedena v záznamu S e z n a m
dokumentů. Záznamy v elektronické podobě jsou chráněny proti neoprávněným
zápisům přístupovými právy.
(6) Opravy v záznamech se smí provádět pouze tak, aby byla zachována vypovídací
schopnost původní informace. Oprava musí obsahovat jméno pracovníka, který ji
provedl, případně časový údaj o provedené opravě.
(7) Skartace a archivace dokumentů probíhá v souladu s ustanoveními Spisového a
skartačního řádu MU.
Článek 7
Řízení externích dokumentů
(1) Externí dokumenty související se systémem managementu jakosti jsou evidovány v
S e z n a m u dokumentů.
(2) Za aktuálnost a kompletnost potřebných externích dokumentů, jejich označení
názvem organizace, nápisem nebo razítkem externí dokument (označení se netýká
norem, zákonů a vyhlášek) a dostupnost pro ty pracovníky, kteří j e používají, j e
odpovědný jejich správce, který j e uveden v S e z n a m u dokumentů.
Článek 8
Závěrečná ustanovení
(1) Související dokumenty
• Zákon č. 111/1998 Sb., o vysokých školách
Spisový a skartační řád MU
m
Zásady pro tvorbu a vydávání vnitřních norem Masarykovy univerzity
(2) S e z n a m záznamů
• Seznam dokumentů
(3) S e z n a m příloh
• nejsou
(4) Kontrola a aktualizace
a) Kontrolu a aktualizaci této směrnice provádí l x ročně manažer pro vnitřní vztahy.
První kontrola bude provedena rok po vydání této směrnice. Kontroly jsou
zaznamenávány do záznamu Kontrola dokumentů.
b) Povinností každého zaměstnance fakulty, který při své práci využívá tuto směrnici,
je neustále sledovat její aktuálnost a funkčnost a upozornit manažera jakosti na
její nedostatky a potřebu změn.
(5) Výkladem ustanovení této normy je pověřen MVV.
(6) Tato směrnice ruší Směrnici č. 1/2009.
(7) Historie změn
1. 12. 2010 - 20.
1. 2012
1. ČI. 1. 3. h a 1. 4. - místo nepoužívaného
„postupu" opět zařazeno „rozhodnutí", 1. 4. upřesnění
zpracovatelů
2. místo čl. 3. 2. - 3. 5 jen čl. 3. 2 „proces
tvorby dokumentu - změna v kompetencích
z právníka na MVV,
3. čl. 3. 6. změněn na čl. 3. 3.,
4. čl. 4.1 - MVV místo právník
5. čl. 4. 2. - nově „pracovník pověřený
kontrolou...."
6. Čl. 8. 1. - doplněn VŠ zákon a Zásady ...
Dokumentový server
Od 20. 1. 2012 do
1. 2. 2014
1. Formální opravy textu
2. čl. 3 odst. 3 - vypuštěno slovo „rušení"
3. čl. 4 odst. 3 - vypuštěn, následující články
přečíslovány
(8) Tato směrnice nabývá platnosti d n e m zveřejnění.
(9) Tato směrnice nabývá účinnosti d n e m 1. 2. 2 0 1 4 .
V Brně 1. 2. 2 0 1 4
doc. RNDr. Josef Trna, C S c .
děkan